Gizlilik bildirimi

1. Biz kimiz

Junosign, Hollanda’da kayıtlı (şirket numarası 90123456) ve kayıtlı merkezi Weesperstraat 100, 1018 VN Amsterdam adresinde bulunan Junosign B.V. tarafından işletilen bir elektronik imza hizmetidir. Kahire ve Dubai’de de ofislerimiz bulunmaktadır. Bu bildirimde “Junosign”, “biz”, “bizi” ve “bizim” ifadeleri Junosign B.V.’yi ifade eder.

Rolümüz, söz konusu verilere göre değişir:

• Veri sorumlusu. Hesap verileri, faturalama verileri, web sitesi ve kullanım verileri ile bize gönderilen talepler bakımından kişisel verilerin neden ve nasıl kullanılacağına Junosign B.V. karar verir. Bu bildirim, söz konusu verilerle ne yaptığımızı açıklar.
• Veri işleyen. Müşterilerin Junosign üzerinden yüklediği veya topladığı belgeler, form yanıtları ve imzalayan bilgileri bakımından veri sorumlusu müşteridir ve verileri müşterinin talimatları doğrultusunda işleriz. Bu işleme faaliyeti bu bildirime değil, Veri İşleme Sözleşmemize tabidir.

Bir belgeyi imzalamanız için talep almış bir imzalayan iseniz, o belgedeki verilerinizin veri sorumlusu genellikle talebi gönderen kuruluştur. 5. bölüm, imzalayan olarak sizin için neler yaptığımızı açıklar.

2. Bu bildirimin kapsamı

Bu bildirim; junosign.com ziyaretçileri, bir Junosign hesabı oluşturan veya yöneten kişiler, bizimle iletişime geçen veya etkinliklerimize katılan kişiler ve bir imza talebiyle etkileşime giren imzalayanlar için geçerlidir. Bağlantı verdiğimiz diğer kuruluşların işlettiği web sitelerini ya da bir müşterinin Junosign üzerinden topladığı verileri kendi başına işlemesini kapsamaz.

Bu bildirim; Çerez Politikamız, Hizmet Şartlarımız ve uyum programımızın GDPR sayfasındaki açıklamasıyla birlikte okunmalıdır. Aynı platformun bir devletin kendi veri merkezleri içindeki kamu kurumu dağıtımı olan JunosignNation’ı kullanan kuruluşlar, ilgili hükümetle kararlaştırılan düzenlemelere tabidir; Junosign B.V. bu kuruluşların verilerini almaz.

3. Topladığımız veriler

3.1 Hesap verileri

Bir hesap oluşturduğunuzda veya bir çalışma alanına davet edildiğinizde adınızı, iş e-posta adresinizi, unvanınızı, kuruluş adınızı, parolanızı (yalnızca tuzlanmış karma olarak saklanır) ile dil ve saat dilimi tercihlerinizi toplarız. İki aşamalı kimlik doğrulamayı etkinleştirirseniz, bunu doğrulamak için gereken bilgileri de saklarız.

3.2 Faturalama verileri

Ücretli planlar için faturalama irtibat kişisini, şirket adını, fatura adresini, KDV numarasını ve seçilen planı toplarız. Kart bilgileri ödeme hizmeti sağlayıcımız tarafından toplanır ve saklanır; biz yalnızca bir belirteç, kart markası, son dört hane ve son kullanma tarihini alırız.

3.3 Kullanım ve cihaz verileri

Hizmeti güvenli ve çalışır durumda tutabilmek için hizmetin nasıl kullanıldığını kaydederiz: IP adresi, tarayıcı ve cihaz türü, işletim sistemi, kullanılan sayfalar ve özellikler, zaman damgaları ve hata raporları. Web sitemizde analiz araçları kullandığımız durumlar Çerez Politikamızda açıklanmıştır ve yalnızca onay verdiğiniz kapsamla sınırlıdır.

3.4 İletişim

Destek, satış veya diğer e-posta adreslerimizden herhangi birine yazarsanız ya da bir görüşmeye katılırsanız, size yanıt verebilmek ve yardım içeriğimizi geliştirebilmek için yazışmaları ve bize verdiğiniz bilgileri saklarız.

3.5 Bize vermediğiniz veriler

Kişisel veri listeleri satın almayız. Kendi amaçlarımız için sizinle ilgili özel nitelikli kişisel veri toplamayız. Bir müşteri bu tür verileri bir belgeye koyarsa, bunları yalnızca o müşterinin veri işleyeni olarak işleriz.

4. Verilerinizi nasıl kullanırız ve hukuki dayanaklarımız

Kişisel verileri yalnızca hukukun bize bir gerekçe tanıdığı durumlarda kullanırız. Tablo; başlıca amaçları, GDPR’ın 6. maddesi kapsamındaki hukuki dayanağı ve verileri ne kadar süre sakladığımızı özetlemektedir.

Meşru menfaatlere dayandığımız durumlarda, bunları haklarınız ve makul beklentilerinizle karşılaştırarak tarttık. Menfaatlerimiz; güvenli bir hizmet işletmek, dolandırıcılığı önlemek ve ürünün nasıl kullanıldığını anlamaktır. Bu dengeleme değerlendirmesi hakkında bize istediğiniz zaman soru sorabilirsiniz. Açık rızaya dayandığımız durumlarda, rızanızı verdiğiniz kadar kolay şekilde ve daha önce yaptığımız işlemleri etkilemeksizin geri çekebilirsiniz.

Kişisel verileri satmayız. Verileri, sizin için hukuki sonuç doğuran veya sizi benzer şekilde önemli ölçüde etkileyen otomatik kararlar için kullanmayız.

5. İmzalayan verileri

İmzalayan, bir Junosign müşterisi tarafından bir belgeyi incelemesi veya imzalaması istenen kişidir. Talebi müşteri gönderir, imzalayandan ne istendiğini müşteri belirler ve imzalanmış belgenin ne kadar süre saklanacağına müşteri karar verir. Junosign, imzalayanın verilerini müşteri adına işler.

Bir imzayı güvenilir kılmak için her imza olayında şunları kaydederiz: imzalayanın adı ve e-posta adresi (müşterinin SMS ile gönderim kullandığı durumlarda telefon numarası), her işlemin zamanı, IP adresi, tarayıcı ve cihaz türü ile imzanın kendisi. Bu bilgiler denetim izine yazılır ve tamamlanan belgeye mühürlenir; böylece herkes daha sonra ne olduğunu kontrol edebilir. Bir müşterinin Nitelikli Elektronik İmza (QES) gibi daha yüksek bir güvence düzeyi talep ettiği durumlarda, imzalayandan ayrıca bir nitelikli güven hizmeti sağlayıcı ortak aracılığıyla kimliğini kanıtlaması istenir; kimlik belgesini ve doğrulama verilerini ortak kendi yasal yükümlülükleri çerçevesinde işler.

İmzalayan iseniz ve bir belgedeki verilerinizi görmek, düzeltmek veya silmek istiyorsanız, lütfen belgeyi gönderen kuruluşa başvurun. Bunun yerine bize başvurursanız, talebi gecikmeksizin onlara ileteceğiz ve bunu yaptığımızı size bildireceğiz. İmza olayları doğası gereği delil niteliğindedir; bir müşteri bunları saklamaya yasal olarak yetkili veya zorunlu olabilir.

6. Verileri kimlerle paylaşırız

Kişisel verileri yalnızca hizmeti sunmak için gerekli olduğunda veya hukuk gerektirdiğinde paylaşırız:

• Alt veri işleyenler. Barındırma, e-posta gönderimi, ödeme, destek araçları ve kimlik doğrulama için özenle seçilmiş az sayıda hizmet sağlayıcı kullanırız. Her biri yazılı bir sözleşmeyle bağlıdır; güncel liste, konumları ve amaçlarıyla birlikte alt veri işleyenler sayfamızda yayımlanmaktadır. Müşteriler, yenisini eklemeden veya birini değiştirmeden önce bilgilendirilir.
• Junosign grup şirketleri. Mısır ve Birleşik Arap Emirlikleri’ndeki iştiraklerimiz müşteri desteği ve mühendislik hizmeti sağlar. Erişim, ihtiyacı olan personelle sınırlıdır ve 7. bölümde açıklanan düzenlemelere tabidir.
• Profesyonel danışmanlar. Gizlilik yükümlülükleri altında denetçiler, avukatlar ve sigortacılar.
• Yetkili makamlar. Bir mahkeme kararının veya bağlayıcı bir yasal talebin ifşayı gerektirdiği durumlarda. Hukuka aykırı veya aşırı geniş görünen taleplere itiraz edeceğiz ve hukukun izin verdiği durumlarda önce etkilenen müşteriyi bilgilendireceğiz.
• İşletme devirleri. Junosign B.V. bir birleşme, devralma veya varlık satışına taraf olursa, kişisel veriler halefe aktarılabilir; halef bu bildirimle bağlı olacak veya size herhangi bir değişikliği bildirecektir.

7. Uluslararası aktarımlar

Müşteri verileri, merkezi Avrupa’da bulunan hizmet sağlayıcıların işlettiği altyapıda Avrupa Birliği içinde saklanır ve işlenir. Kişisel veriler olağan şekilde AB dışına taşınmaz.

Kahire ve Dubai’deki iştiraklerimizin bazı destek ve mühendislik personeli, bir talebi çözmek için gerekli olduğunda, Avrupa Ekonomik Alanı dışından sınırlı hesap veya tanılama verilerini görüntüleyebilir. Mısır ve Birleşik Arap Emirlikleri bir AB yeterlilik kararı kapsamında olmadığından, Junosign B.V. ile her bir iştirak arasındaki Avrupa Komisyonu Standart Sözleşme Hükümleri’ne ve bunlarla birlikte bir aktarım risk değerlendirmesine ve ek tedbirlere dayanırız: asgari yetki ilkesine göre erişim, çok faktörlü kimlik doğrulama, her erişimin kaydedilmesi, müşteri verilerinin yerel olarak saklanmaması ile iletim sırasında ve beklemede şifreleme. Müşteri, bunu gerektiren bir destek talep etmedikçe personel müşteri belgelerinin içeriğini göremez.

İlgili hükümlerin bir kopyasını istiyorsanız, privacy@junosign.com adresine yazın.

8. Verileri ne kadar süre saklarız

Kişisel verileri yalnızca 4. bölümdeki amacın gerektirdiği süre boyunca saklar, ardından siler veya anonim hale getiririz. Saklama süreleri yukarıdaki tabloda gösterilmiştir. Yedeklerin üzerine, en fazla 35 günlük döngüsel bir düzende yazılır.

Belgeler ve imza kayıtları bakımından karar müşteriye aittir. Müşteriler tamamlanan belgeler için saklama süresini yapılandırabilir, belgeleri istedikleri zaman silebilir ve hesabı kapatmadan önce dışa aktarabilir. Bir müşteri hesabı kapandıktan sonraki 30 gün içinde, müşteri bunları saklamamızı istemediyse veya hukuk bizi buna zorunlu kılmıyorsa belge içeriğini ve imzalayan verilerini sileriz. Bir belge uzun süreli arşive yerleştirilmişse, müşterinin seçtiği süre boyunca erişilebilir kalır.

9. Verileri nasıl koruruz

Güvenlik, Junosign’ın tasarlanma ve işletilme biçiminin içine yerleştirilmiştir. Belgeler iletim sırasında ve beklemede şifrelenir, üretim sistemlerine erişim kısıtlanır ve kaydedilir; bağımsız denetçiler kontrollerimizi SOC 2 Type II çerçevesine göre değerlendirir. İmzalama sürecimiz eIDAS ile uyumlu uygulamayı izler; tamamlanan her belge mühürlenir, böylece sonraki herhangi bir değişiklik tespit edilebilir.

Hiçbir sistem tamamen güvenli değildir. Bireyler için risk oluşturması muhtemel bir kişisel veri ihlali meydana gelirse, ihlali öğrenmemizden itibaren 72 saat içinde yetkili denetim makamına bildirim yapacağız ve etkilenen müşterileri gecikmeksizin bilgilendireceğiz. Kontrollerimizin daha ayrıntılı bir açıklaması güvenlik sayfasındadır; uyum yaklaşımımız GDPR sayfasında belirtilmiştir.

10. Haklarınız

Veri koruma hukuku uyarınca şu haklara sahipsiniz:

• verilerinizin nasıl kullanıldığı hakkında bilgilendirilme (bu bildirimin amacı budur);
• hakkınızda tuttuğumuz kişisel verilere erişme ve bir kopyasını alma;
• hatalı verilerin düzeltilmesini ve eksik verilerin tamamlanmasını isteme;
• 17. maddede belirtilen koşullarda verilerinizin silinmesini isteme;
• bir talep veya itiraz değerlendirilirken işlememizi kısıtlama;
• sağladığınız verileri yapılandırılmış, yaygın olarak kullanılan bir biçimde alma ve başka bir hizmete aktarılmasını isteme (taşınabilirlik);
• meşru menfaatlere dayanan işlemeye ve doğrudan pazarlamaya istediğiniz zaman itiraz etme; ve
• işlemenin buna dayandığı durumlarda açık rızanızı geri çekme.

Bir hakkınızı kullanmak için privacy@junosign.com adresine e-posta gönderin. Verileri vermeden önce kimliğinizi doğrulamanızı isteyebiliriz. Bir ay içinde yanıt vereceğiz; talebiniz karmaşıksa bu süreyi en fazla iki ay daha uzatabilir ve nedenini size bildiririz. Bir talep açıkça temelsiz veya aşırı değilse ücret alınmaz.

Ayrıca bir denetim makamına şikâyette bulunma hakkına da sahipsiniz. Başlıca yetkili makamımız Hollanda Autoriteit Persoonsgegevens kurumudur (autoriteitpersoonsgegevens.nl); ancak yaşadığınız veya çalıştığınız ülkedeki makama da şikâyette bulunabilirsiniz. Önce endişenizi çözme fırsatı verirseniz memnun oluruz.

11. Çerezler ve benzeri teknolojiler

Oturumunuzu açık tutmak ve hizmeti korumak için kesinlikle gerekli çerezleri kullanırız. Analiz ve tercih çerezleri yalnızca çerez bannerında kabul etmeniz halinde kullanılır ve seçiminizi istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Ayarladığımız çerezlerin adları, amaçları ve ömürleri Çerez Politikamızda listelenmiştir.

12. Çocuklar

Junosign, yetişkinlerin ticari kullanımı için tasarlanmıştır. 18 yaşından küçük hiç kimseden bilerek kişisel veri toplamayız ve Hizmet Şartlarımız hesap sahiplerinin sözleşme yapma ehliyetine sahip olmasını gerektirir. Bir çocuğun bize kişisel veri verdiğini düşünüyorsanız, lütfen bize bildirin; bu verileri sileriz. Bir küçükten belge imzalamasını isteyen müşteri, bunun hukuka uygun olduğunu teyit etmekten sorumludur.

13. Bu bildirimdeki değişiklikler

Hizmetimiz veya hukuk değiştikçe bu bildirimi güncelleyebiliriz. Sayfanın üst kısmındaki tarih en son revizyonu gösterir. Bir değişiklik kişisel verileri kullanma biçimimizi önemli ölçüde etkiliyorsa, yürürlüğe girmeden önce hesap sahiplerini e-posta yoluyla veya ürün içinde bilgilendireceğiz; dayanak açık rıza ise yeniden rıza isteyeceğiz. Önceki sürümler talep üzerine sunulur.

14. Bize ulaşın

Bu bildirim veya verileriniz hakkındaki sorular, Veri Koruma Görevlimize privacy@junosign.com adresinden ya da Data Protection Officer, Junosign B.V., Weesperstraat 100, 1018 VN Amsterdam, Hollanda adresine posta yoluyla gönderilebilir.

Güvenlik konularında lütfen security@junosign.com adresine yazın. Diğer tüm konular için iletişim sayfamız tüm yolları listeler.